仕事の考え方

頼んだ仕事をスムーズに進めてほしいなら4つのポイントを押さえよう。

こんにちは、イツキです。

部下、同僚、取引先などに仕事のお願いをしても思ったように進めてくれない。
期限に間に合わなかったり、求めていたものと違ったり。
皆どうしてちゃんとやってくれないんだー!!

なんていうストレスをいつも抱えているあなた。
頼んだことがスムーズに進まなかったり二度手間になったりするとイライラしちゃいますよねー。

わたしも何度も経験してきました。

でもある時、当時の上司に言われたんです。

「そもそも、あなたの頼み方は本当に適切だったの?」

ハッとしましたよ…。

ちゃんと必要な情報を伝えていたか?
相手と認識がずれていないか確認したか?
相手に任せっぱなしになっていなかったか?

思い当たることばかりでした。

優秀な人というのは仕事の頼み方、任せ方も上手です。
なぜならマネジメント能力のひとつだから。

私もまだまだ修行中ですが、頼んだ仕事をスムーズに進めてもらうために4つのポイントを押さえるようにしています。

①欲しい成果物を具体的に伝えておく
②2つの期限を決める
③いつでも質問を受け付けることを伝えておく
④フィードバックする

どれも今日からすぐにできることばかり!
ひとつずつ説明していきますね。

①欲しい成果物を具体的に伝えておく

・会議やプレゼンなど誰かに見せる資料?それとも自分が検討するための資料?
・どんな資料としてまとめてほしいのか
・データ形式に指定はあるのか(Excel?パワポ?PDF?etc)
・ひとまず70点の完成度でいいのか、きっちり最後まで仕上げてほしいのか

などなど。
挙げればキリがないですが、要するに「目的をしっかり伝えているか」ということ。
目的がはっきりしていればおのずと作るべきものも決まってきます。

ここが曖昧になっていると自分と相手に認識のズレがかなりの確率で生まれます。

「何のために、どんなものがほしいのか」を具体的に伝えることが大事。

②2つの期限を決める

2つの期限とは『完了の期限』と『進捗確認の期限』のこと!

②-1 完了の期限を決める

そんなの当たり前のことじゃん。
と、言いたいところですが本当にちゃんと伝えられていますか?

◯月◯日、できれば具体的な時間までしっかりと伝えておくことをオススメします。

例)「今週中にやっておいて」
→今週中って金曜日のことですか?日曜日でもいいんですかね?
例)「金曜日までに送っておいて」
→金曜の18時まで?残業になって23時でもセーフなの??

受け手によって色んな解釈ができてしまうような伝え方は得策ではないです。
「今週金曜日の15時までに資料をまとめてメールで送ってください」
というレベルまで伝えてはじめてお互いに同じ認識になれるんですよ。

②-2 進捗確認の期限を決める

これ、意外とやってる人少ないんですよね。

でも効果バツグンなのでぜひ試してみてください。

完了期限までの間に「今どういう状況なのか」を確認するスケジュールを決めておくだけ。

簡単なのにメリットがたくさんあるんです!

・完了期限までに間に合いそうなペースか早めに確認できる。
・やってほしいこと、作ってほしいものとズレていないか確認できる。
・ギリギリにならないと始められない人への牽制になる。
・相手から質問を受け付ける機会にもなる。

途中で進捗確認を入れてこなかったことで「結局間に合わなかった」「二度手間になった」なんて経験ありませんか?

心当たりがある人はぜひ取り入れてみてくださいね。

③いつでも質問を受け付けることを伝えておく

仕事を頼むときに一言添えるだけ。

「何か悩んだりつまずいたりしたら遠慮なく質問してね!」

以上。超カンタン。

あえて相手に考えさせることが目的の場合は別だけど、頼んだ仕事をスムーズに進ませたいならこの一言は入れておくべき。

自分が頼まれる側の立場だったときにモヤモヤしたことないですか?
「同じことを聞いたら怒られるかな」

「こんなこと質問したらバカにされちゃうんじゃないかな」

「忙しそうだから話しかけたらウザがられるかな」

で、なんとなく聞くタイミングを逃してしまう。
そして結局「なんでもっと早く言ってくれなかったの!?」とダメ出しをくらう。

そんな二度手間を避けるためにも先回りして手を打っておきましょう。

繰り返しになりますが、目的は「頼んだ仕事をスムーズに進めてもらうこと」ですよ!

④フィードバックする

頼んでいた仕事を終わらせてくれたとき、感謝の気持ちはもちろん伝えていると思います。(まさかやってもらって当たり前とか思ってないですよね?)

それだけでも悪くはないんですが、今後も仕事をお願いする可能性がある人には後からフィードバックもしてあげるとより効果的。

「こないだ作ってくれた資料、とても分かりやすかったよ」
「手配してくれた案件、特に問題なかったけど事前に連絡しておくともっと良かったね」

ぐらいのカンタンな内容でいいんです。
ただのダメ出しにならないようには注意してくださいね。

「ちゃんと見てくれている」「チェックされてるからちゃんとやらなくちゃ」と感じてもらっておくだけで次からもスムーズに進めてもらうことができるはずです。

まとめ:4つのポイントを押さえて仕事をスムーズに進めよう

これらのポイントを押さえるようにしてからというもの、頼んだ仕事が驚くほどスムーズに進めてもらえるようになりました。
おまけに自分も相手もストレスが減るので一石三鳥です。

準備も経験もスキルも必用ありません。
誰でもすぐに使える内容ばかりです。

仕事だけでなくプライベートにも活用できるのでぜひお試しください!

ABOUT ME
イツキ
某ライフスタイルブランドのチームマネージャーをやっている30代。 ”デキる人になりたい(チヤホヤされたい)”という下心で頑張っています。 仕事の考え方、マネジメント論、コダワリ等について小ネタをお届けしていきます。